AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La información que recolecta DIGITRA.RENT, puede incluir, en todo o en parte según las necesidades de cada producto y/o servicio, entre otros los siguientes datos:

• CELULAR Y E-MAIL

Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros proveedores, lo cual es autorizado por nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores al aceptar la Política de Privacidad.

Al aceptar esta Política de Privacidad y Tratamiento, nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores en su calidad de titulares de los datos recolectados, autorizan que DIGITRA.RENT realicen el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total.  Según el grupo de interés registrado en las Bases de datos actuales, cada área de captación deberá recopilar la autorización de los titulares de los datos, la cual se realiza a través de los siguientes medios:

La Autorización deberá ser expresa e informada en el sentido de incluir las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, y ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

En el evento de que la Autorización verse sobre el Tratamiento de Datos Sensibles, el mismo se hará de conformidad con los términos de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario.

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Datos de naturaleza Pública

1. Casos de urgencia médica o sanitaria

1. Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

1. Datos Relacionados con el Registro Civil de las personas. (excluye datos biométricos como dato sensible).

VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN. Nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores deberán suministrar información veraz sobre sus datos personales para efectos de hacer posible la prestación de los servicios o relación comercial según corresponda y bajo cuya condición aceptan entregar la información requerida.

DIGITRA.RENT presume la veracidad de la información suministrada y no verifica, ni asume la obligación de verificar, la identidad del huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asume responsabilidad por daños y/o perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.

DIGITRA.RENT velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales.

DIGITRA.RENT informa a huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores titulares de datos personales previamente recolectados a la fecha de la publicación de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, que sus datos reposan en nuestras Base de datos y continuará con el tratamiento de los mismos según las disposiciones legales y que de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en nuestra base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Encargado del Tratamiento de datos personales bajo las condiciones establecidas en el Procedimiento de Atención a peticiones, consultas y quejas señalado en el presente documento.

DIGITRA.RENT como Responsable de la información presenta los siguientes deberes a su cargo:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Hábeas Data.

• Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgada por el Titular.

• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del Tratamiento de información.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley. 

DIGITRA.RENT como persona Jurídica, es la Responsable general del Tratamiento de la información que reposa en las bases de datos de cada una de las áreas que la conforman, sin embargo ha determinado unas áreas responsables de la captación y mantenimiento de la información en virtud de la clase de datos manejados por ellos, ésta responsabilidad está definida en la Matriz de datos personales.

El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.

Asimismo, el titular tiene derecho a solicitar su rectificación en caso de ser inexactos o incompletos y a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados conforme a finalidades y términos legales o contractuales o según las finalidades y términos contemplados en esta Política de Privacidad. El titular podrá elevar sus peticiones, consultas, reclamos frente al tratamiento de sus datos personales así como conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización; para ello deberá realizar la solicitud mediante comunicación escrita dirigida al Representante Legal de la Sede de DIGITRA.RENT que corresponda, señalando como mínimo la siguiente información:

1. a) Identificación del Titular: Nombre completo y domicilio del Titular o la indicación de cualquier otro medio para recibir la respuesta por parte del Responsable del Tratamiento.

1. b) Identificación del Causahabiente: En caso de ser causahabiente, deberá enviar los documentos que acrediten dicha calidad respecto del Titular de los Datos Personales.

1. c) Descripción de los Datos personales: Descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular pretende ejercer alguno de los derechos.

1. d) Reclamo: En el evento de reclamo, el Titular o su causahabiente deberá describir los hechos que dan lugar al reclamo junto con los documentos que sustenten el mismo.

1. e) Otros: Cualquier documento adicional a los mencionados anteriormente que permitan identificar la vinculación del Titular con TRAVELERS APARTAMENTOS Y SUITES como: empleado, contratista, cliente, comunidad u otro.

El Representante Legal de la Sede tramitará la solicitud con el funcionario responsable del área de captación de acuerdo al grupo de interés definido en la Matriz de Tratamiento de Datos Personales (Anexo 1), para que, como Responsable del Tratamiento, adelante las acciones necesarias para el ejercicio de los derechos del Titular

Las solicitudes de consulta y reclamo serán respondidas dentro “de un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término” (Art 14 Título V de la Ley 1581 de 2012)

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, DIGITRA.RENT ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

No obstante lo anterior el cliente asume los riesgos que se derivan de entregar esta información en un medio como internet, el cual está sometido a diversas variables – ataques de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, entre otras. DIGITRA.RENT hará su mejor esfuerzo tecnológico para garantizar la seguridad de la información personal de todos sus clientes y/o usuarios, empleando razonables y actuales métodos de seguridad para impedir el acceso no autorizado, para mantener la exactitud de los datos y garantizar la correcta utilización de la información.

DIGITRA.RENT mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

ALMACENAMIENTO MAGNETICO: El acceso a las plataformas o en Software en donde se encuentran almacenados y se da el tratamiento a los datos personales es restringido. Dependiendo del nivel de responsabilidad de cada área y sus funciones, se crean perfiles de usuario con asignación de contraseñas personales para el control del acceso y así prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información.

Las copias de seguridad de la información serán realizadas siguiendo el Procedimiento de Tics definido en el Sistema de Calidad.

ALMACENAMIENTO FISICO: solo se mantendrán en este medio los documentos con datos personales que se amerite para el desarrollo de la operación y los que sean requeridos como soporte de informes o reportes a entidades Gubernamentales. Deben ser almacenados de modo tal que se garantice su seguridad y se evite su deterioro, pérdida y/o manipulación inapropiada. Es responsabilidad del área asignada su control y custodia. Se deberán cumplir las siguientes indicaciones:

• No imprimir o reproducir ni conservar copias innecesarias de los documentos
• No conservar documentos financieros ni copia una vez terminada la relación comercial (tales como, tarjetas de crédito, débito, autorizaciones de venta no presencial)
• No utilizar como papel reciclable documentos que contengan información personal.

Destruir de manera completa los documentos que hayan agotado el tiempo de retención.

La Política de Tratamiento de la información de DIGITRA.RENT entra en vigencia a partir del 01 de Noviembre de 2016.

DIGITRA.RENT Se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.

La información previamente suministrada por los clientes y usuarios permanecerá almacenada hasta por el término de quince (15) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.