Primeros pasos: Obtener o actualizar tu RUT
Tabla de contenidos
1. ¿En qué consiste el Registro Único Tributario (RUT)?
El Registro Único Tributario es un requisito indispensable para que puedas cumplir con tus obligaciones tributarias ante la DIAN que le permite a la DIAN identificar, ubicar y clasificar a los sujetos que tienen obligaciones asociadas con tributos nacionales (renta, IVA, facturación electrónica).
Sin éste, no puedes presentar declaraciones tributarias, ni cumplir con otras obligaciones formales como facturar electrónicamente.
La inscripción en el RUT no tiene ningún costo, como tampoco su actualización o cancelación.
2. ¿Estoy obligado a tener RUT?
Las personas naturales están obligadas a contar con RUT, entre otras, si:
- Están obligadas a declarar impuesto sobre la renta en Colombia.
- Son representantes legales, apoderados, revisores fiscales o contadores de una sociedad u otra persona natural.
- Desarrollan actividades gravadas o exentas de IVA (tales como los servicios turísticos), sin importar si son responsables del impuesto o no.
- Están obligadas a facturar electrónicamente.
Ten presente que para la obtención del Registro Nacional de Turismo (RNT) siempre te van a pedir contar con RUT.
3. ¿Qué necesito para inscribirme en el RUT, o para actualizarlo?
Antes de iniciar el trámite para obtener tu RUT, asegúrate de contar con fotocopia y original de tu documento de identidad.
Si no harás el trámite directamente, sino a través de apoderado, éste debe aportar el poder especial original o el poder general con certificación de vigencia expedida por notario, copia de tu documento de identidad y del suyo.
Si eres extranjero, recuerda que estos documentos deben estar debidamente traducidos y apostillados/legalizados.
Para actualizar tu RUT, si no puedes hacerlo directamente en el sistema, requerirás los mismos documentos. Adicionalmente, si vas a eliminar tu responsabilidad de IVA, deberás manifestar bajo la gravedad de juramento que durante el año anterior cumpliste con todos los requisitos para considerarte no responsable de IVA.
4. ¿Cuándo debo inscribirme y actualizar el RUT?
Si por tu actividad económica estás obligado a inscribirte en el RUT, deberás inscribirte en éste antes de iniciar dicha actividad económica. Este es el caso, por ejemplo, si se trata de una actividad gravada o exenta de IVA, como es el caso del servicio turístico.
De lo contrario, deberás hacerlo antes de cumplir tus obligaciones tributarias ante la DIAN (como, por ejemplo, antes de presentar tu declaración del impuesto sobre la renta si estás obligado a ello).
En caso de que ocurra alguna situación que te obligue a actualizar tu RUT (por ejemplo, cambias de dirección), debes registrar la actualización a más tardar dentro del mes siguiente a que dicha situación ocurra.
Te recomendamos que consultes con tu asesor para el análisis de tu caso concreto.
5. ¿Tiene un costo el RUT?
La inscripción y la actualización del RUT no tienen costo.
6. ¿El RUT tiene vigencia?
No, es indefinido. En consecuencia, no tendrás que renovarlo. Sin embargo, si presentas algún cambio en la información registrada, tendrás que realizar la respectiva actualización.
7 ¿Dónde puedo presentar la inscripción?
La inscripción del RUT se presenta ante la DIAN de manera virtual:
1. Ingresa a https://muisca.dian.gov.co/
WebRutVirtualInscripcion/#/proceso-guiado inicio
y selecciona Persona Natural.
Por último, recuerda que en algunos casos excepcionales el trámite no podrá ser realizado directamente de manera virtual (por ejemplo, si se deben incluir responsabilidades de los usuarios aduaneros), sino a través de una cita virtual con un funcionario.
Para estos casos, debes agendar la cita virtual en la dirección
https://agendamientodigiturno.dian.gov.co/. Un día antes o el día de la cita, recibirás un correo agendándola a través de un mecanismo de reunión virtual (Teams, Zoom), y otorgando un plazo para enviar la información que requieren los funcionarios para realizar el trámite. El día de la cita deberás tener a la mano los documentos solicitados en caso de que el funcionario los requiera.
8. ¿Cómo actualizo el RUT?
Ten presente que la forma de actualizar el RUT es distinta dependiendo de los datos que vas a actualizar:
A) Si vas a actualizar datos de ubicación o representación, o a añadir responsabilidades fiscales, puedes actualizar el RUT por ti mismo en línea.
B) Si vas a eliminar del RUT la responsabilidad de IVA, requieres desarrollar un procedimiento de actualización con verificación previa. Esto puede pasar, por ejemplo, porque empezaste a cumplir los requisitos para considerarte no responsable.
C) Sin embargo, si vas a actualizar tus datos de identificación, retirar otras responsabilidades fiscales distintas de IVA, o agregar o retirar calidades aduaneras, para ello necesitas solicitar una cita virtual con un funcionario.
A) ¿Cómo actualizo mis datos de ubicación, representación, o añado responsabilidades fiscales?
- Si tienes usuario ingresa por medio de la opción usuario registrado, si no tienes crea uno en la opción usuario nuevo. Podrás encontrar las opciones mencionadas en el presente link
https://www.dian.gov.co/Transaccional/
2. Una vez tengas creado tu usuario, inicia sesión a través del siguiente link https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/
DefLoginOld.faces ,diligencia la información correspondiente y pulsa la opción ingresar.
- Una vez ingreses, haz click en la opción “Actualización RUT”.
4. Pulsa dos veces “Continuar”
5. Pulsa “Cargar documento”
- Una vez carga el documento, debes hacer doble click en las casillas que desees modificar e ingresar la información que requieras.
- Una vez hayas modificado la información que deseas actualizar, debes hacer click en la opción “Borrador”.
- Tras revisar el borrador generado, puedes dar click en la opción “Firmar documento”. Al culminar el proceso de firma, habrás actualizado tu RUT.
B) ¿Cómo actualizo mi RUT para cambiar la condición de responsable de IVA a no responsable?
- Si tienes usuario ingresa por medio de la opción usuario registrado. Si no tienes, crea uno en la opción usuario nuevo. Podrás encontrar las opciones mencionadas en el presente link https://www.dian.gov.co/
- Una vez tengas creado tu usuario, inicia sesión a través del siguiente link https://muisca.dian.gov.co/
WebArquitectura/DefLoginOld.faces, diligencia la información correspondiente y pulsa la opción ingresar.
- Selecciona la opción “Registro Único Tributario” y dirígete a solicitud de actualización de RUT con verificación. Abre la pestaña “concepto” y escoge el concepto que aplica para la solicitud:
- 05 de solicitud de cancelación de inscripción en el registro.
- 21 solicitud de retiro de IVA a no responsable.
- 22 retiro de consumo a no responsable de consumo en restaurantes y bares.
- En el recuadro “motivo” escribe la justificación y realiza la solicitud con el botón solicitar.
- Inmediatamente se abrirá la ventana “firma electrónica”. Selecciona “generar código electrónico”, y en la bandeja de comunicados abre el mensaje que contiene el código; o también puedes verlo en el correo que registraste en el RUT. Pega el código en el recuadro “firmar documento” y pulsa “firmar”.
- Se abrirá una ventana que te permitirá descargar el PDF. Además, deberás subir los documentos correspondientes en “documentos soporte”.
¿Y si no cuento con firma electrónica?
- Nos devolvemos hasta el recuadro “motivo” en el que se escribe la justificación para la solicitud. Seleccionas la opción solicitar y el sistema generará el PDF.
Una vez tengas el PDF descargado, por medio de este link https://agendamientodigiturno.dian.gov.co/ agendarás una cita bajo unas de estas tres clasificaciones:
- Cancelación de la inscripción en el RUT.
- Retiro de consumo a no responsables de consumo en restaurantes y bares.
- Retiro de IVA a no responsable.
En esta cita un funcionario de la DIAN te atenderá virtualmente para terminar de radicar la solicitud.
¿Cómo actualizo mi RUT para actualizar datos de identificación, retirar responsabilidades fiscales distintas a IVA, o agregar o retirar calidades aduaneras?
Para ello necesitas una cita virtual con un funcionario.
Podrás escoger el día y la hora para que un funcionario atienda tu solicitud en el siguiente link: https://agendamientodigiturno.dian.gov.co/.
9. ¿En qué casos debes presentar la inscripción y la actualización de manera presencial?
Generalmente, la inscripción en el RUT puede hacerse cómo te indicamos previamente. Sólo en algunos casos excepcionales el trámite no podrá ser realizado directamente de manera virtual (por ejemplo, si se deben incluir responsabilidades de los usuarios aduaneros, o si tienes algún problema tecnológico).
Lo mismo ocurre en el caso de las actualizaciones. Éstas no se podrán realizar directamente de manera virtual si vas a actualizar tus datos de identificación, retirar otras responsabilidades fiscales distintas de IVA, o agregar o retirar calidades aduaneras.
En esos casos, ten presente que actualmente la atención presencial para temas de RUT está cancelada. Por ello, si no se puede hacer directamente, la inscripción en el RUT deberá hacerse a través de una cita virtual con un funcionario de la DIAN.
Podrás escoger el día y la hora para que un funcionario atienda tu solicitud en el siguiente link: https://agendamientodigiturno.dian.gov.co/.
10. ¿Tendré consecuencias por no inscribir y actualizar el RUT?
Si no te inscribes en el RUT, podrás estar sujeto a las siguientes sanciones:
- Si eres comerciante, a la clausura del establecimiento o lugar de negocio por 1 día, por cada mes o fracción de mes que hayas demorado en inscribirte desde el momento en que iniciaste tu actividad. Si, por ejemplo, demoraste dos meses en inscribirte en el RUT después de haber iniciado tu actividad, te sancionarán cerrando tu espacio por dos días.
- Si no eres comerciante, una multa equivalente a COP$38.004 (1 UVT de 2022), por cada día de retraso en la inscripción. Si, por ejemplo, demoraste un mes en inscribirte con posterioridad a haber iniciado tu actividad económica, la sanción será de COP$1.140.120.
Si no actualizas a tiempo el RUT recibirás una multa de COP$38.004 (1 UVT de 2022) por cada día de retraso en la actualización de la información, desde el momento en que ocurrió el hecho que da lugar a ésta.
Si la información que no se actualizó es la de dirección o la actividad económica, la sanción será de COP$76.008 (2 UVT de 2022) por cada día de retraso en la actualización de la información.
Recuerda que la información que registras debe ser verdadera, completa y no tener equivocaciones. De lo contrario, la DIAN podría imponer una multa equivalente a COP$3.800.400 (100 UVT de 2022).
* Ten siempre presente que esta guía es de carácter informativo y no debe ser considerada asesoría legal, fiscal, o de ningún tipo. Antes de tomar cualquier decisión, por favor consulta con un especialista. Recuerda que la información de este centro de recursos no será siempre actualizada en tiempo real. Verifica cada fuente y asegúrate de que la información proporcionada no haya cambiado recientemente.